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Download Office Analytica Outlook Plugin (Beta Version)

developed by Office Analytica GmbH

Deutsche Version: Nutzungsbedingungen für den Download und die Nutzung des Office Analytica Outlook Plugins (Beta Version) siehe unten

Office Analytica Outlook Plugin Terms of Use

Introduction:

This agreement (“Agreement”) is entered into by and between Office Analytica GmbH, a company registered in Germany with its registered address at Brüder-Grimm-Straße 6, 34596 Bad Zwesten, Germany (“Company”), and the user (“User”) downloading, installing, or using the Office Analytica Outlook Plugin (Beta Version) (“Plugin”).

By downloading and installing the Plugin, the User implies their acceptance of these Terms of Use. If the User does not agree to these Terms of Use, they should not use the Plugin.

Description of the Plugin:

The Office Analytica Outlook Plugin (Beta Version) is designed to enhance email and office productivity within Microsoft Outlook. It offers the following functionalities:

  • AI Features: The Plugin provides AI capabilities to summarize incoming emails, generate positive or negative email replies, propose example emails, assist in email composition, enhance readability, improve grammar, and offer business formal writing. Custom commands are also available. These features are powered by the OpenAI API and ChatGPT. The User acknowledges that data may be shared with OpenAI for processing.
  • Email Meta-Information Capture: The Plugin captures and stores email meta-information, including EmailID, UserID, Sender Email (hashed), Subject (hashed), character and word counts, recipient counts, attachment details, external recipient information, workload calculations, conversation length, email status, send date and time, API UserID (hashed), DomainID, and PluginID. Data is securely stored on servers hosted by Strato AG in Germany.

User Accounts:

User accounts are automatically created upon installation of the Plugin. These include:

  • API User: Created for secure communication between the Plugin and Company servers. Passwords are hashed for security.
  • Dashboard User: Provides access to the dashboard using the email address used during Plugin installation. A first-time password is provided within the Plugin.

Token Usage:

The User is initially provided with 10,000 free tokens to access Plugin features. Additional tokens are available for purchase and are required for using AI functionalities. Token consumption is calculated based on text sent to and received from OpenAI. Organizational tokens are available for corporate clients.

Data Privacy and OpenAI:

The User is responsible for data shared with OpenAI when using AI functionalities. OpenAI’s Terms of Use apply to such data. The Plugin does not send personal data to OpenAI by default.

Data Storage and Retention:

User data, primarily email meta-information, is stored securely on servers hosted by Strato AG in Germany. Most user-related data are stored in encrypted (hashed) form. Users have the option to request the deletion of their accounts and data by contacting contact@office-analytica.com.

User Communication:

The Company currently lacks proactive communication regarding updates. Users can contact contact@office-analytica.com or support@office-analytica.com for support or inquiries.

License Grant:

The Company grants the User a non-exclusive, non-transferable, revocable license to download, install, and use the Office Analytica Outlook Plugin (Beta Version) solely for the purpose of testing and evaluation within Microsoft Outlook.

Use Restrictions:

The User agrees not to distribute, sublicense, modify, reverse engineer, or decompile the Plugin. The User shall use the Office Analytica Outlook Plugin (Beta Version) solely for its intended purpose and in compliance with all applicable laws and regulations.

No Warranty:

The User acknowledges that the Office Analytica Outlook Plugin (Beta Version) is provided “as is,” and the Company makes no warranties, express or implied, regarding the functionality, performance, or suitability of the Plugin. The User uses the Office Analytica Outlook Plugin (Beta Version) at their own risk.

Backup Responsibility:

The User is solely responsible for creating and maintaining adequate backups of all data within their Outlook application and connected Exchange servers, MAPI accounts, or any other components related to their Outlook installation. The Company assumes no responsibility for data loss or any adverse consequences arising from the use of the Office Analytica Outlook Plugin (Beta Version).

Termination:

Upon termination of this Agreement, the User shall immediately cease using the Office Analytica Outlook Plugin (Beta Version) and shall, at the Company’s request, uninstall and remove the Plugin from their systems.

Governing Law:

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of Germany. Any disputes arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the exclusive jurisdiction of the courts in Germany.

Beta Version:

The Office Analytica Outlook Plugin (Beta Version) is a beta version, and the User acknowledges that the Company does not guarantee its performance, reliability, or suitability for any purpose.

Conclusion:

It is important for the User to thoroughly read and understand these Terms of Use before using the Plugin. For further inquiries, please contact contact@office-analytica.com.

Office Analytica Outlook Plugin

Data Privacy Policy

Last Updated: November 1st 2023

Introduction

This Data Privacy Policy (“Privacy Policy”) is designed to inform users (“User” or “Users”) of the Office Analytica Outlook Plugin (Beta Version) (“Plugin”) provided by Office Analytica GmbH (“Company”). This Privacy Policy outlines how the Company collects, uses, processes, and protects personal and non-personal data. By using the Plugin, Users consent to the data practices described in this Privacy Policy.

Data Collection and Usage

Types of Data Collected

1. Email Meta-Information

  • The Plugin captures and stores various email meta-information, including but not limited to EmailID, UserID, Sender Email (hashed), Subject (hashed), character and word counts, recipient counts, attachment details, external recipient information, workload calculations, conversation length, email status, send date and time, API UserID (hashed), DomainID, and PluginID. These data are primarily related to email usage within the Plugin.

2. User Account Information

  • Upon installation of the Plugin, User accounts are automatically created. These accounts include an API user and a Dashboard user. The data collected for these accounts may include email addresses, hashed passwords, and associated PluginIDs.

3. Token Usage Information

  • The Plugin utilizes tokens for certain features, and data related to token usage, including the allocation of free tokens and purchases of additional tokens, is collected. Token consumption is calculated based on text sent to and received from OpenAI. Organizational tokens may be available for corporate clients.

Purpose of Data Collection

The data collected serve the following purposes:

  • To provide and maintain the Plugin’s functionalities, including AI features and email meta-information capture.
  • To create and manage User accounts securely.
  • To calculate and manage token usage for Plugin features.
  • To enhance user experience and improve the Plugin’s performance.
  • To ensure compliance with applicable laws and regulations.
  • To process payments from the websop

Data Processing

The Company processes the collected data for the purposes described above. Data processing includes but is not limited to storage, analysis, and transmission to and from the Plugin and Company servers. Data processing is carried out in compliance with applicable data protection laws, including the German General Data Protection Regulation (DSGVO).

Payment Information

If a User chooses to purchase tokens for the Plugin, the Company may collect payment information, including but not limited to:

  • First and last name
  • Company name (if applicable)
  • Postal address
  • Phone number
  • Email address
  • Credit card information (Credit Card number, Expiration Date, and CVC)
  • Any additional notes provided by the User

The Company uses Woo Commerce and Woo Payment to process payments. Different payment options are available, and each may require the sharing of specific information with the respective payment provider and payment service. Users are encouraged to read the terms of use and data privacy policies of these payment providers and services for additional information.

Use of ChatGPT from OpenAI

The Plugin utilizes ChatGPT from OpenAI as its Large Language Model (LLM) for certain AI functionalities. When using AI features, data may be shared with OpenAI for processing. Users should review OpenAI’s Terms of Use for details on data handling and privacy practices by OpenAI.

Data Security

The Company takes data security seriously and employs appropriate technical and organizational measures to protect data from unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction. Data are securely stored on servers hosted by Strato AG in Germany.

Data Retention

User data, primarily email meta-information, may be retained for an indefinite period to support historical analysis and comparisons. However, Users have the option to request the deletion of their accounts and associated data by contacting contact@office-analytica.com.

User Communication

The Company currently does not proactively communicate updates. Users can contact contact@office-analytica.com or support@office-analytica.com for support, inquiries, or information about updates.

Changes to Privacy Policy

The Company reserves the right to update this Privacy Policy as necessary. Users are encouraged to review this Privacy Policy on the Company’s website periodically. Continued use of the Plugin implies acceptance of any updated terms.

Contact Information

For any questions, concerns, or requests related to data privacy or this Privacy Policy, Users may contact the Company at:

Office Analytica GmbH Brüder-Grimm-Straße 6 34596 Bad Zwesten Germany Email: contact@office-analytica.com

German Version:

Office Analytica Outlook-Plugin
Nutzungsbedingungen
Einführung:
Diese Vereinbarung („Vereinbarung“) wird zwischen der Office Analytica GmbH, einem in Deutschland eingetragenen Unternehmen mit Sitz in Brüder-Grimm-Straße 6, 34596 Bad Zwesten, Deutschland („Unternehmen“), und dem Nutzer („Unternehmen“) geschlossen. Benutzer”), der das Office Analytica Outlook-Plugin (Betaversion) (“Plugin”) herunterlädt, installiert oder verwendet.
Durch das Herunterladen und Installieren des Plugins erklärt der Nutzer sein Einverständnis mit diesen Nutzungsbedingungen. Wenn der Benutzer diesen Nutzungsbedingungen nicht zustimmt, sollte er das Plugin nicht verwenden.
Beschreibung des Plugins:
Das Office Analytica Outlook Plugin (Beta-Version) wurde entwickelt, um die E-Mail- und Office-Produktivität in Microsoft Outlook zu verbessern. Es bietet folgende Funktionalitäten:

  • KI-Funktionen: Das Plugin bietet KI-Funktionen, um eingehende E-Mails zusammenzufassen, positive oder negative E-Mail-Antworten zu generieren, Beispiel-E-Mails vorzuschlagen, beim Verfassen von E-Mails zu helfen, die Lesbarkeit zu verbessern, die Grammatik zu verbessern und geschäftliches formelles Schreiben anzubieten. Es sind auch benutzerdefinierte Befehle verfügbar. Diese Funktionen werden von der OpenAI API und ChatGPT unterstützt. Der Benutzer erkennt an, dass Daten zur Verarbeitung an OpenAI weitergegeben werden können.
  • E-Mail-Meta-Informationserfassung: Das Plugin erfasst und speichert E-Mail-Metainformationen, einschließlich E-Mail-ID, Benutzer-ID, Absender-E-Mail (gehasht), Betreff (gehasht), Zeichen- und Wortanzahl, Empfängeranzahl, Anhangsdetails, externe Empfängerinformationen, Arbeitslastberechnungen , Konversationslänge, E-Mail-Status, Sendedatum und -uhrzeit, API-Benutzer-ID (gehasht), Domain-ID und Plugin-ID. Die Daten werden sicher auf Servern der Strato AG in Deutschland gespeichert.
    Benutzerkonten:
    Benutzerkonten werden bei der Installation des Plugins automatisch erstellt. Diese beinhalten:
  • API-Benutzer: Erstellt für die sichere Kommunikation zwischen dem Plugin und den Unternehmensservern. Passwörter werden aus Sicherheitsgründen gehasht.
  • Dashboard-Benutzer: Bietet Zugriff auf das Dashboard über die E-Mail-Adresse, die während der Plugin-Installation verwendet wurde. Im Plugin wird ein Erstpasswort bereitgestellt.
    Token-Nutzung:
    Der Benutzer erhält zunächst 10.000 kostenlose Token für den Zugriff auf Plugin-Funktionen. Zusätzliche Token sind käuflich zu erwerben und für die Nutzung der KI-Funktionalitäten erforderlich. Der Token-Verbrauch wird basierend auf Text berechnet, der an OpenAI gesendet und von OpenAI empfangen wird. Für Firmenkunden stehen Organisationstoken zur Verfügung.
    Datenschutz und OpenAI:
    Der Benutzer ist für die mit OpenAI geteilten Daten verantwortlich, wenn er KI-Funktionen nutzt. Für diese Daten gelten die Nutzungsbedingungen von OpenAI. Das Plugin sendet standardmäßig keine personenbezogenen Daten an OpenAI.
    Datenspeicherung und -aufbewahrung:
    Benutzerdaten, vor allem E-Mail-Metainformationen, werden sicher auf Servern der Strato AG in Deutschland gespeichert. Die meisten benutzerbezogenen Daten werden in verschlüsselter (gehashter) Form gespeichert. Benutzer haben die Möglichkeit, die Löschung ihrer Konten und Daten zu beantragen, indem sie sich an contact@office-analytica.com wenden.
    Benutzerkommunikation:
    Dem Unternehmen mangelt es derzeit an proaktiver Kommunikation bezüglich Updates. Benutzer können sich für Support oder Anfragen an contact@office-analytica.com oder support@office-analytica.com wenden.
    Lizenzgewährung:
    Das Unternehmen gewährt dem Benutzer eine nicht ausschließliche, nicht übertragbare und widerrufliche Lizenz zum Herunterladen, Installieren und Verwenden des Office Analytica Outlook Plugins (Betaversion) ausschließlich zum Zweck des Testens und der Evaluierung in Microsoft Outlook.
    Nutzungsbeschränkungen:
    Der Benutzer verpflichtet sich, das Plugin nicht zu verbreiten, unterzulizenzieren, zu modifizieren, zurückzuentwickeln oder zu dekompilieren. Der Nutzer darf das Office Analytica Outlook Plugin (Betaversion) ausschließlich für den vorgesehenen Zweck und unter Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften verwenden.
    Keine Garantie:
    Der Benutzer erkennt an, dass das Office Analytica Outlook-Plugin (Betaversion) „wie besehen“ bereitgestellt wird und das Unternehmen keine ausdrücklichen oder stillschweigenden Garantien hinsichtlich der Funktionalität, Leistung oder Eignung des Plugins übernimmt. Der Nutzer nutzt das Office Analytica Outlook Plugin (Beta-Version) auf eigenes Risiko.
    Backup-Verantwortung:
    Der Benutzer ist allein dafür verantwortlich, angemessene Sicherungen aller Daten in seiner Outlook-Anwendung und verbundenen Exchange-Servern, MAPI-Konten oder anderen Komponenten im Zusammenhang mit seiner Outlook-Installation zu erstellen und zu pflegen. Das Unternehmen übernimmt keine Verantwortung für Datenverluste oder andere nachteilige Folgen, die sich aus der Verwendung des Office Analytica Outlook Plugins (Betaversion) ergeben.
    Beendigung:
    Nach Beendigung dieser Vereinbarung muss der Benutzer die Nutzung des Office Analytica Outlook-Plugins (Betaversion) unverzüglich einstellen und auf Verlangen des Unternehmens das Plugin deinstallieren und von seinen Systemen entfernen.
    Anwendbares Recht:
    Diese Bedingungen unterliegen den Gesetzen Deutschlands und werden in Übereinstimmung mit diesen ausgelegt. Alle Streitigkeiten, die sich aus oder im Zusammenhang mit diesen Bedingungen ergeben, unterliegen der ausschließlichen Zuständigkeit der Gerichte in Deutschland.
    Betaversion:
    Das Office Analytica Outlook Plugin (Beta-Version) ist eine Beta-Version und der Benutzer erkennt an, dass das Unternehmen keine Garantie für seine Leistung, Zuverlässigkeit oder Eignung für irgendeinen Zweck übernimmt.

Abschluss:
Es ist wichtig, dass der Benutzer diese Nutzungsbedingungen gründlich liest und versteht, bevor er das Plugin verwendet. Für weitere Anfragen wenden Sie sich bitte an contact@office-analytica.com.

Office Analytica Outlook-Plugin
Datenschutzrichtlinie
Letzte Aktualisierung: 1. November 2023
Einführung
Diese Datenschutzerklärung („Datenschutzerklärung“) dient dazu, Benutzer („Benutzer“ oder „Benutzer“) über das Office Analytica Outlook Plugin (Beta-Version) („Plugin“) zu informieren, das von der Office Analytica GmbH („Unternehmen“) bereitgestellt wird. Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie das Unternehmen personenbezogene und nicht personenbezogene Daten erhebt, nutzt, verarbeitet und schützt. Durch die Nutzung des Plugins stimmen Benutzer den in dieser Datenschutzrichtlinie beschriebenen Datenpraktiken zu.
Datenerhebung und -nutzung
Arten der erfassten Daten

  1. E-Mail-Metainformationen
  • Das Plugin erfasst und speichert verschiedene E-Mail-Metainformationen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, E-Mail-ID, Benutzer-ID, Absender-E-Mail (gehasht), Betreff (gehasht), Zeichen- und Wortanzahl, Empfängeranzahl, Anhangsdetails, externe Empfängerinformationen, Arbeitslastberechnungen, Konversationslänge, E-Mail-Status, Sendedatum und -uhrzeit, API-Benutzer-ID (gehasht), Domain-ID und Plugin-ID. Diese Daten beziehen sich in erster Linie auf die E-Mail-Nutzung innerhalb des Plugins.
  1. Informationen zum Benutzerkonto
  • Bei der Installation des Plugins werden Benutzerkonten automatisch erstellt. Dazu gehören Konten eines API-Benutzers und eines Dashboard-Benutzers. Zu den für diese Konten erfassten Daten können E-Mail-Adressen, gehashte Passwörter und zugehörige Plugin-IDs gehören.
  1. Informationen zur Token-Nutzung
  • Das Plugin nutzt Token für bestimmte Funktionen und es werden Daten im Zusammenhang mit der Token-Nutzung, einschließlich der Zuteilung kostenloser Token und dem Kauf zusätzlicher Token, erfasst. Der Token-Verbrauch wird basierend auf Text berechnet, der an OpenAI gesendet und von OpenAI empfangen wird. Für Firmenkunden sind möglicherweise Organisationstoken verfügbar.
    Zweck der Datenerhebung
    Die erhobenen Daten dienen folgenden Zwecken:
  • Bereitstellung und Wartung der Funktionalitäten des Plugins, einschließlich KI-Funktionen und Erfassung von E-Mail-Metainformationen.
  • Um Benutzerkonten sicher zu erstellen und zu verwalten.
  • Um die Token-Nutzung für Plugin-Funktionen zu berechnen und zu verwalten.
  • Um die Benutzererfahrung zu verbessern und die Leistung des Plugins zu verbessern.
  • Um die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften sicherzustellen.
  • Um Zahlungen vom Websop abzuwickeln
    Datenverarbeitung
    Das Unternehmen verarbeitet die erhobenen Daten zu den oben beschriebenen Zwecken. Die Datenverarbeitung umfasst unter anderem die Speicherung, Analyse und Übertragung zu und von den Plugin- und Unternehmensservern. Die Datenverarbeitung erfolgt unter Beachtung der geltenden Datenschutzgesetze, einschließlich der deutschen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
    Zahlungsinformationen
    Wenn ein Benutzer Token für das Plugin kauft, kann das Unternehmen Zahlungsinformationen sammeln, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:
  • Vor-und Nachname
  • Firmenname (falls zutreffend)
  • Anschrift
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Kreditkarteninformationen (Kreditkartennummer, Ablaufdatum und CVC)
  • Alle vom Benutzer bereitgestellten zusätzlichen Notizen
  • Zur Zahlungsabwicklung nutzt das Unternehmen Woo Commerce und Woo Payment. Es stehen verschiedene Zahlungsoptionen zur Verfügung, die jeweils die Weitergabe spezifischer Informationen an den jeweiligen Zahlungsanbieter und Zahlungsdienst erfordern können. Für weitere Informationen wird den Benutzern empfohlen, die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien dieser Zahlungsanbieter und -dienste zu lesen.
    Verwendung von ChatGPT von OpenAI
    Das Plugin nutzt ChatGPT von OpenAI als Large Language Model (LLM) für bestimmte KI-Funktionalitäten. Bei der Nutzung von KI-Funktionen können Daten zur Verarbeitung an OpenAI weitergegeben werden. Benutzer sollten die Nutzungsbedingungen von OpenAI lesen, um Einzelheiten zur Datenverarbeitung und den Datenschutzpraktiken von OpenAI zu erfahren.
    Datensicherheit
    Das Unternehmen nimmt die Datensicherheit ernst und setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung oder Zerstörung zu schützen. Die Daten werden sicher auf Servern der Strato AG in Deutschland gespeichert.
    Vorratsdatenspeicherung
    Benutzerdaten, vor allem E-Mail-Metainformationen, können für einen unbestimmten Zeitraum gespeichert werden, um historische Analysen und Vergleiche zu unterstützen. Benutzer haben jedoch die Möglichkeit, die Löschung ihrer Konten und der damit verbundenen Daten zu beantragen, indem sie sich an contact@office-analytica.com wenden.
    Benutzerkommunikation
    Das Unternehmen kommuniziert derzeit keine proaktiven Aktualisierungen. Benutzer können sich für Support, Anfragen oder Informationen zu Updates an contact@office-analytica.com oder support@office-analytica.com wenden.
    Änderungen der Datenschutzrichtlinie
    Das Unternehmen behält sich das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie bei Bedarf zu aktualisieren. Benutzern wird empfohlen, diese Datenschutzrichtlinie regelmäßig auf der Website des Unternehmens durchzulesen. Die fortgesetzte Nutzung des Plugins setzt die Annahme aller aktualisierten Bedingungen voraus.
    Kontaktinformationen
    Bei Fragen, Bedenken oder Wünschen im Zusammenhang mit dem Datenschutz oder dieser Datenschutzrichtlinie können Benutzer das Unternehmen unter folgender Adresse kontaktieren:
    Office Analytica GmbH Brüder-Grimm-Straße 6 34596 Bad Zwesten Deutschland E-Mail: contact@office-analytica.com